New Concisa presenta un grado medio-bajo de utilización de las herramientas TIC en los distintos departamentos, cabe destacar el menor uso en el departamento de RRHH. La empresa realiza periódicamente distintos formularios para el desarrollo de la actividad, principalmente sobre la elaboración de sus productos, sobre la cantidad de trabajo y sobre el trato del personal. Dichos formularios, son realizados en formato Excel, transmitiéndose al empleado físicamente para ser completados, con la finalidad de acceder a toda información disponible y una vez usada, almacenarla en distintas carpetas mensuales. Muchas son las herramientas TIC, usadas en la empresa como por ejemplo: Internet; Conectividad, Relojes industriales (para el control del empleado), Firma Electrónica con la Administración , Página Web; Sistemas de Capturas de Datos, Aplicaciones de Gestión para la llevanza de la contabilidad, la Trazabilidad y Sistemas Ofimáticos en gran medida.
Internet, es la herramienta más usada por todos los miembros de la organización de forma diaria a través de sus PC, para realizar tareas tales como: búsqueda de información en general, gestiones con clientes y operaciones bancarias, cabiendo destacar en este ámbito que han facilitado mucho el ahorro en tiempo, ya que la mayoría de las operaciones bancarias las realizan por esta vía. Otro uso de gran importancia para New Concisa de Internet es obtener la mayor información posible de sus competidores y del mercado en general, que han facilitado posicionar a New Concisa como una empresa de gran importancia en el sector. Por último, decir que la empresa obtiene a través de Internet distintos formularios imprescindibles para el desarrollo de su actividad como por ejemplo los obtenidos en la página del INE, que además incluye la opción de poder devolver dichos impresos completados y así ahorrar tiempo y coste.
Otra herramienta muy utilizada es el “Correo Electrónico”, la empresa cuenta con 7 cuentas, cuya utilización es diaria a través de los distintos PC. Estas cuentas son asignadas por departamentos excepto la de los directivos que son nominativas. Decir que New Concisa no tiene grandes problemas de capacidad del correo, ni con el tamaño de los envíos y recepción de los mismos. A lo largo del uso de esta herramienta Concisa no ha tenido problemas de SPAM ni similares acciones, así como no suelen realizar mailings. Para concluir, cabe destacar que los distintos correos necesarios para tareas posteriores o para la justificación de pedidos entre otros, son impresos y guardados diariamente por la organización.
La “página web” cuyo nombre es www.newconcisa.com es otra herramienta importante en la empresa, ya que como se puede observar se puede conocer a la empresa, tanto su origen, como acceder a la distinta información sobre la actividad que realiza, pudiendo obtener información sobre los distintos productos que comercializan, informando así a todos aquellos que quieran realizar pedidos las distintas vías por las que pueden acceder, que concretamente son: vía telefónica y e-mail. La forma de pago, también es especificada en dicha web, siendo o bien con transferencias o en efectivos o pagarés (dependerá del riesgo del cliente). La promoción de dicha web es a través de Google AdWord y de portales generales.
Las TIC y los Clientes de New Concisa tienen gran relación ya que el 90% de los pedidos son realizados por está alternativa, tanto la confirmación, solución de problemas que puedan surgir y el suministro de toda la información necesaria para su venta. Importante destacar que la realización de pedidos son automáticas, ya que contamos con un servicio relacionado que nos facilita en ese momento el stock de almacén y en el caso de no existir dicho stock, cuando se produciría y se distribuiría, facilitando al cliente en todo momento el estado de su pedido. Todo ello, es debido a que la mayoría de nuestros clientes cuentan con una estructura tecnológica adecuada accediendo a nosotros por vía telefónica y correos electrónicos.
En cuanto a los Proveedores, el uso de las TIC también facilita el trabajo ya que la mayoría de los pedidos, consultas e información la obtenemos a través de dicha vía.
Para finalizar decir que a nivel interno, el uso de las TIC es muy importante, ya que se facilitan numerosas informaciones, para así agilizar el trabajo y llevarlo de una forma coordinada, todo ello gracias al adecuado nivel de formación tecnológica de sus trabajadores.
