1. Antecedentes.
New Concisa S.L. es una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de productos del mar congelados.
Sus materias primas proceden de los principales caladeros del mundo, y son sometidas a estrictos controles de calidad, permitiendo ofrecer una de las gamas más completas de productos ultracongelados, y satisfacer las necesidades de los más estrictos clientes europeos en todos los sectores: hostelería, minoristas, mayoristas, supermercados e hipermercados.
La filosofía de New Concisa se basa en las ansias de mejora y en la ilusión del equipo humano, siendo unos de sus puntos fuertes su departamento de I+D+i, el cual desarrolla nuevos alimentos de calidad, adecuados a las necesidades del más exigente consumidor, persiguiendo, además de la salubridad, su fácil preparación y conservación.
2. Situación actual.
2.1. Diagnóstico inicial de la empresa en cuanto al uso e implantación de las TIC.
New Concisa presenta un grado medio-bajo de utilización de las herramientas TIC en los distintos departamentos, cabe destacar el menor uso en el departamento de RRHH. La empresa realiza periódicamente distintos formularios para el desarrollo de la actividad, principalmente sobre la elaboración de sus productos, sobre la cantidad de trabajo y sobre el trato del personal. Dichos formularios, son realizados en formato Excel, transmitiéndose al empleado físicamente para ser completados, con la finalidad de acceder a toda información disponible y una vez usada, almacenarla en distintas carpetas mensuales.
Muchas son las herramientas TIC, usadas en la empresa como por ejemplo: Internet; Conectividad, Relojes industriales (para el control del empleado), Firma Electrónica con la Administración , Página Web; Sistemas de Capturas de Datos, Aplicaciones de Gestión para la llevanza de la contabilidad, la Trazabilidad y Sistemas Ofimáticos en gran medida.
Las TIC y los clientes de New Concisa tienen gran relación ya que el 90% de los pedidos son realizados por esta alternativa, tanto la confirmación, solución de problemas que puedan surgir y el suministro de toda la información necesaria para su venta. Importante destacar que la realización de pedidos son automáticas, ya que contamos con un servicio relacionado que nos facilita en ese momento el stock de almacén y en el caso de no existir dicho stock, cuando se produciría y se distribuiría, facilitando al cliente en todo momento el estado de su pedido. Todo ello, es debido a que la mayoría de nuestros clientes cuentan con una estructura tecnológica adecuada accediendo a nosotros por vía telefónica y correos electrónicos.
2.2. Inventario de herramientas TIC en la empresa.
2.2. Inventario de herramientas TIC en la empresa.
New Concisa dispone:
- Líneas de telefonía tanto fija como móvil.
- Ordenadores de sobremesa y portátiles.
- Todos los ordenadores dispone como sistema operativo principal Windows.
- Conexión inalámbrica ADSL con una velocidad de 10Mb.
- Página web: www.newconcisa.com
- Elementos multimedia o documentos electrónicos: la empresa tiene DOC, PDF, CD, DVD interactivos, promocionales y aplicaciones para móviles.
- Equipo de mantenimiento externo subcontratado para el programa de administración/contabilidad (Software) y un equipo de mantenimiento, también externo, subcontratado de los aparatos electrónicos (Hardware).
2.3. Nivel de uso de las TIC al negocio.
En un primer momento, la empresa presentaba un nivel básico en cuanto al uso de las TIC, ya que contaba con equipamiento y ofimática básica, es decir, disponía de ordenadores de sobremesa de nivel usuario sin acceso general a Internet. La función principal a la que se destinaban las herramientas TIC, era a la digitalización de documentos comerciales. El software de gestión utilizado en la empresa era prácticamente inexistente, ya que se gestionaban casi todas las operaciones de modo tradicional a través de vía telefónica o personal de ventas, limitándose únicamente el uso de las TIC al archivo de los datos.
Posteriormente, con las inversiones en nuevas tecnologías llevadas a cabo por la empresa, ha conseguido acceder a un nivel superior. Actualmente, la podemos situar en el nivel "Conectividad". Este nivel se materializa en la adquisición de pórtatiles con conexión inalámbrica, así cómo la implantación general de conexión a Internet y correo electrónico en todos sus departamentos. Además, la empresa ha incorporado su propia página web, aunque ésta se encuentra en una etapa inicial,ya que se limita a dar a conocer a la empresa sin incluir opciones para realizar cualquier tipo de operación comercial.
2.4. Detección de necesidades formativas.
Tras una encuesta realizada por el INE, la cual nos ha sido facilitada por la empresa, observamos que la empresa no ha llevado a cabo ninguna acción formativa para con sus empleados en los últimos años. Además, los empleados de la empresa creen necesario dicha formación a través de diversos cursos sobre las nuevas tecnologías que se van implantando a la empresa.
Las necesidades formativas del personal irán en función de las nuevas herramientas TIC que vaya incorporando la empresa, tanto a su gestión como a su negocio en general.
3. Diagnóstico.
En función de los objetivos planteados por la empresa, vamos a sugerir las siguientes mejoras:
- Para mejorar los procesos de administración, la empresa debería actualizar sus paquetes informáticos de gestión con las nuevas apariciones en el mercado.
- Para mejorar los procesos de gestión, sería recomendable la implantación de un ERP adaptado al tipo de negocio y necesidades particulares de la empresa, que le permitiera un mejor control de los procesos y facilitase las tareas de gestión. Especialmente en el departamento de Recursos Humanos que es el que presenta un menor grado de utilización de herramientas TIC, se podría crear una plataforma de acceso de aspirantes donde éstos pudiesen introducir sus datos, creando una base de datos online que facilitara la selección de trabajadores para la empresa.
- Para facilitar su relación con clientes, la empresa debe desarrollar y actualizar constantemente su página web. Algunas de las aplicaciones que pueden ser introducidas serían: la creación de una aplicación "cesta de la compra" que permitiera a los clientes elaborar sus pedidos online a través del catálogo de productos que se ofrece en la misma, para lo que habría que completar dicho catálogo con la introducción de todas las referencias de productos de los que dispone la empresa; también una aplicación de seguimiento de pedidos que permita a los clientes conocer en cada momento cual es el estado de los mismos.
- Formar mejor y/o incrementar la experiencia del personal, para ir superando las barreras existentes entre los trabajadores respecto al uso de las TIC, mediante la realización de cursos online.
